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― 仕組みの説明

受付時点で共用部か専有部かの切り分けが行われないまま、入居者様に「社内へ報告し、現地確認・対応を行う」と回答しています（履歴1件目）。 その後あらためてコールセンターを案内したため（履歴3件目）、入居者様は窓口を移る形になりました。 コスモスイニシア様からは「立体駐車場は共用部になりますので、共用部管理会社をご案内ください」とのご指摘（履歴5件目）がありました。案内先が共用部管理会社ではなかったことになります。 さらに同じ8/26に入居者様がご自身でもコスモスイニシア様へ連絡され、そちらで共用部管理会社の案内を受けておられるため、結果として同じ用件で複数の窓口に当たられた状態です。

※ 履歴3件目には発信・入電の別が書かれていないため、こちらから折り返したのか、入居者様から再度ご連絡があったのかは分かりません。

①履歴上、共用部かどうかの切り分けが行われた記載がない。履歴1件目で、症状を聞いた直後に対応を約束しています。（受付台本にその手順が有るか無いかは、履歴からは分かりません）
②案内先が「共用部管理会社」ではなくコールセンターになっている（履歴3件目）。なお履歴5件目はコールセンターに言及しておらず、「コールセンターが窓口ではない」と明記されているわけではありません。
③共用部管理会社の連絡先が履歴のどこにも出てこない。受付側の手元にその情報が無かった可能性がありますが、履歴にその旨の記載はないため断定はできません。

本件は履歴を確認しましたところ、受付からご案内・完了まですべてOCセンター様とコスモスイニシア様の間でやり取りされており、弊社への駆けつけ手配は発生しておりません。 経緯を整理しますと、受付時点で共用部か専有部かの切り分けがないまま「現地確認・対応を行う」とご回答し、その後コールセンターをご案内したため、入居者様が窓口を移られる形になっております。 ご指摘のとおり立体駐車場は共用部ですので、受付時に共用部設備かどうかを確認し、該当する場合は共用部管理会社を直接ご案内する運用が有効と考えます。 ただし実行にあたっては、物件ごとの共用部管理会社の連絡先を受付画面から見える形でご登録いただく必要がございますので、その点はご相談させていただければと存じます。 弊社側でも、対応範囲表の該当記載をあらためて確認のうえ共有し、共用部の案件が駆けつけ手配として流れてきた場合は手配前にお戻しする運用といたします。

• 受付からコールセンター案内までにどのくらい時間がかかったか（履歴に時刻の記録がない）
• 「お手配先を御教示願いたい」という照会の宛先が、コスモスイニシア様なのか弊社なのか（社名の記載がない）
• 共用部管理会社の連絡先が、OCセンター側の物件情報に登録されていたのかどうか（案Bの要否判断に必要）
• 立体駐車場のボタン不良がその後修理されたか（引き継がれた先の結果は本案件に残っていない）
• 同種の共用部案件が他に何件あるか（運用変更の優先度を決めるのに必要）